Tapahtuman järjestäjälle
Millainen Itämeripäivän tapahtuma voi olla, milloin se pitää ilmoittaa ja mitä pitää ottaa huomioon päivän järjestämisessä? Kokosimme tälle sivulle vinkkejä tapahtuman järjestäjälle!
Järjestä
yleisötapahtuman järjestäminen
Itämeripäivän tapahtuma voi olla mikä tahansa mereen tai vesistöön liittyvä yleisötapahtuma. Tapahtuman järjestäminen edellyttää sinulta Itämeripäivän arvoihin sitoutumista sekä tapahtuman turvallisuudesta ja mahdollisista lupa-asioista huolehtimista. Ennen tapahtuman ilmoittamista kannattaa tutustua tälle sivulle koottuihin ohjeisiin ja vinkkeihin.
Ota suunnitteluun mukaan sopivankokoinen porukka, parhaat ideat syntyvät yhdessä. Tapahtuman voi järjestää myös useamman eri organisaation tai muun tahon voimin!
ukk
Nämä kysymykset saattavat askarruttaa mieltäsi. Tässä vastauksia!
Toivomme, että tapahtuma järjestetään Itämeripäivänä eli elokuun viimeisenä torstaina. Tapahtumasi voi alkaa aamutuimaan tai startata vasta illan hämärtyessä.
Mikään ei estä järjestämästä tapahtumaa, joka kestää useamman päivän. Esimerkiksi meriaiheinen näyttely voi olla auki vaikkapa koko elokuun.
Aina ei suunnitelmat käy yksiin ja tärkeintä on, että Itämerta juhlitaan – päivämäärästä huolimatta. Poikkeustapauksessa voit siis järjestää tapahtumasi myös muuna kuin Itämeripäivänä. Voit tällaisessa tapauksessa ilmoittaa tapahtuman normaalisti ja lisätä tapahtumakuvaukseen tiedon poikkeavasta päivämäärästä.
Voi! Itämeripäivänä järjestetään pääosin maksuttomia tapahtumia ja kannustamme ilmaistapahtumien järjestämiseen, jotta mahdollisimman moni pääsee nauttimaan Itämeripäivän juhlahumusta. Sisäänpääsy- tai osallistumismaksun kerääminen on kuitenkin sallittua. Tapahtumissa saa myös myydä tuotteita tai palveluita. Varainkeruu on sallittua rahankeräyslain mukaisesti.
Voitte! Kunhan tapahtumaan ilmoittautuminen on kaikille avointa. Voitte kuitenkin kohdentaa tapahtuman ja ilmoittautumisen esimerkiksi lapsiperheille.
Ilmoita tapahtumasi hyvissä ajoin, jotta hyödyt Itämeripäivän yleismarkkinoinnista! Tapahtuma kannattaa ilmoittaa keväällä, viimeistään 1.6. Julkaisemme tapahtumia myös tämän päivämäärän jälkeen, 25.8. saakka, mutta mitä myöhemmäksi jätät ilmoittamisen, sen hankalampaa on saada tapahtumaasi yleisöä.
Ei haittaa, jos kaikki ei vielä ole valmista tai tietoja pitää myöhemmin muuttaa. Se onnistuu ottamalla yhteyttä meihin: bsd@jnfoundation.fi
IDEOITA JA VINKKEJÄ
Kokosimme Itämeripäivän tapahtumaideoita. Hyödynnä vinkkejä tai keksi omasi! Muistathan, että tapahtuman tulee olla kaikille avoin.
- Etsikää sopiva opas ja järjestäkää yhteistyössä Itämeri-kävely. Opastettu kävelyretki voi olla teemaltaan vaikkapa rannikon arkkitehtuuriin tai historiallisiin tapahtumiin liittyvä. Vaihtoehtoisesti kävelyllä voidaan keskittyä vain luonnossa reippailuun ja vaikkapa lintujen bongaamiseen tai roskien poimimiseen.
- Tehkää yhteistyötä sup-lautoja vuokraavan tahon kanssa ja järjestäkää yhdessä Itämeripäivän suppauskisat tai sup-siivoustalkoot.
- Järjestäkää tiloissanne kaikille avoin Itämeri-aiheinen luento. Etsikää puhuja aihevalinnan ohjaamana. Aiheena voi olla vaikkapa Itämeren hylyt, meri taiteen inspiraationa, merelliset myytit tai Itämeren avainlajit.
- Järjestäkää kaikille avoin Pulahdus-tapahtuma. Ehkäpä pulahduksen ohessa voi järjestää koko perheelle sopivaa ohjelmaa, kuten vesisodan tai hiekkalinnakisan?
- Ottakaa yhteyttä läheiseen veneseuraan ja järjestäkää koko perheen tapahtuma satamassa. Mukaan voi kutsua muita merellisiä tai paikallisia toimijoita.
- Järjestäkää merellinen elokuvanäytös. Elokuvan esitysoikeuksia voi tiedustella ottamalla yhteyttä tekijään tai levittäjään. Tässä pari merellistä elokuvavinkkiä: Skönärit (Milja Viita, 2025), Minun Mereni (Ari Heinilä, 2024), Kesäkirja (2024).
- Inspiroitukaa merellisestä musiikista ja pistäkää pystyyn Itämeri-tanssit tai järjestäkää meriteemainen konsertti.
- Ottakaa yhteyttä valokuvausammattilaiseen ja järjestäkää valokuvauskurssi. Teemana voi olla esimerkiksi maisemakuvaus tai Itämeren eläimet ja kasvit.
- Järjestäkää juoksu- tai pyöräilykisa rannikkoa pitkin.
- Itämeri kiittää, kun kierrätetään ja korjataan. Pistäkää pystyyn yleisölle avoin pyörien kunnostuspiste, vaatteiden korjauspaja tai kirpputoritapahtuma.
- Tarjotkaa ravintolassanne Itämerimenun mukaista ruokaa joko Itämeripäivänä tai pidempäänkin, vaikkapa elokuun tai koko vuoden aikana! Toteutus voi olla menun mittainen tai yksittäinen annos.
- Toteuttakaa Itämerimenun mukainen menukassi tai piknikkori, jonka voi noutaa ravintolasta mukaan.
- Järjestäkää ravintolassa merellinen kokkauskurssi tai kokkausnäytös.
- Järjestäkää terassilla tai muualla ulkona Itämerimenun mukainen piknik.
- Pitäkää Itämeri-teemainen pubivisa.
- Järjestäkää Itämeri- tai vesistöteemainen näyttely, työpaja, luento tai opastuskierros.
- Järjestäkää lapsille oma Itämeri-puuhanurkkaus ja satuhetkiä. Voitte hyödyntää Itämeripäivän sivuille koottuja valmiita materiaaleja.
- Jos teillä on kahvila tai ravintola, tarjotkaa siellä Itämerimenun mukaista ruokaa tai naposteltavaa.
- Pitäkää maksuton avoimien ovien päivä Itämeripäivän kunniaksi.
- Järjestäkää kuntalaisille merelliset katukarnevaalit, Itämeri-tori tai muu ulkoilmatapahtuma. Ohjelma voi koostua esimerkiksi merellisten toimijoiden infopisteistä, alusvierailuista, ruokakojuista, musiikkiesityksistä, lasten työpajoista tai yhteisestä pulahduksesta mereen. Inspiraatiota voi hakea Hangon ja Turun kaupunkien järjestämistä Itämeripäivän tapahtumista.
- Järjestäkää paikkakunnallanne Itämeri-karnevaalikulkue ja kutsukaa siihen mukaan muut alueen oppilaitokset ja asukkaat. Voitte valmistaa esimerkiksi kuvataidetunnilla erilaisia kylttejä tai kulkuetta koristavia meren eliötä (ohjeet karnevaalikalan askarteluun).
- Valmistelkaa erilaisia Itämeri-tietopisteitä ja merellisiä esityksiä ja pitäkää oppilaitoksessa avoimet ovet Itämeri-teemalla.
- Itämeri kiittää, kun kierrätetään ja korjataan. Pistäkää pystyyn yleisölle avoin pyörien kunnostuspiste, vaatteiden korjauspaja tai kirpputoritapahtuma.
ennen tapahtumaa
Muistilista tapahtumajärjestäjälle
Suunnitelma
Mieti ainakin seuraavia asioita:
- Kenelle tapahtuma on suunnattu ja kuinka suurta yleisöä tavoittelet?
- Miten tapahtuma kytkeytyy Itämereen tai muuhun vesistöön?
- Järjestetäänkö tapahtuma sisällä vai ulkona?
- Onko tapahtuma esteetön?
- Noudattaako tapahtuma Itämeripäivän arvoja?
Turvallisuus
Tunnista mahdolliset vaaratilanteet etukäteen ja mieti, miten tapahtumassa varaudutaan erilaisiin sääoloihin ja muihin erikoistilanteisiin. Sovi järjestäjäporukan kanssa vastuualueet.
Isommissa yleisötapahtumissa (yli 200 henkilöä samanaikaisesti paikalla) järjestäjän on huolehdittava esimerkiksi pelastussuunnitelman laatimisesta.
Itämeripäivää koordinoiva John Nurmisen Säätiö ei ole vastuussa sellaisista yksittäisistä tapahtumista, joiden toteutukseen se ei ole osallistunut.
Lue vinkkejä turvallisen tapahtuman järjestämisestä Tukesin sivuilta.
Luvat
Tutustu tapahtumalupiin hyvissä ajoin ja varaudu kuntakohtaisiin vaatimuksiin tapahtumien järjestämisessä. Ohjeet löytyvät yleensä kaupungin omilta verkkosivuilta. Isommissa satojen ihmisten yleisötilaisuuksissa täytyy huomioida muun muassa:
- ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille
- maanomistajan lupa tapahtumalle
- turvallisuus, ensiapu ja pelastussuunnitelma
- vedensaanti
- jätehuolto ja käymälät
- sähkötarpeet
- vaikutukset liikenteeseen
- aiheutuva melu
- musiikin esittämisen tekijänoikeudet
Vinkkejä markkinointiin
Poimi tästä omaan tapahtumaasi sopivat markkinointikeinot:
- Ilmoita tapahtumasi Itämeripäivän kalenteriin ja hyödyt markkinoinnista, jonka teemme puolestasi!
- Tägää Instagram-postauksiin @balticseaday ja lisätä tunnisteet #itämeripäivä #balticseaday. Jaamme näitä sisältöjä Itämeripäivän tilillä.
- Luo Facebook-tapahtuma ja vinkkaa tapahtumasta paikallisissa Facebook-ryhmissä.
- Ilmoita tapahtuma oman alueesi maksuttomiin kalentereihin, esimerkiksi kaupungin tai median ylläpitämään tapahtumakalenteriin (HS:n menokone, TS:n menovinkit jne.)
- Kerro tapahtumasta asiakkaillesi/sidosryhmillesi esimerkiksi somessa, uutiskirjeessä ja verkkosivuilla.
- Harkitse maksettua mainontaa somessa tai muussa mediassa.
- Pyydä kumppaneita, esiintyjiä ja yhteistyötahoja jakamaan tapahtumasi omissa kanavissaan.
- Vie tapahtumaesitteitä tai -julisteita alueen kirjastoihin, kahviloihin, liikuntapaikkoihin ja muihin julkisiin tiloihin. Muista kysyä lupa!
- Onko tapahtumassa jokin juju, joka voisi kiinnostaa mediaa – vinkkaa toimittajalle.
järjestäjän materiaalipankki
Hyödynnä Itämeripäivän valmiita viestintämateriaaleja. Löydät materiaalipankista mm. valmiita somekuvia sekä videoita.